Thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh trong kỷ nguyên hậu Covid-19: Trễ còn hơn không!

Có lẽ sau khi cơn “đại hồng thủy” COVID-19 ập đến bất ngờ và để lại những hệ lụy nghiêm trọng không lường trước được, khái niệm BCP (Business Continuity Plan - tạm dịch Kế hoạch liên tục kinh doanh) mới được chúng ta nhắc đến như là một lời cảnh báo muộn màng.

Theo kết quả khào sát của Deloitte & Touche: 50% doanh nghiệp không thiết lập được BCP đã sụp đổ hoàn toàn sau khi gặp phải những sự cố lớn làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh, 25% còn lại cũng chỉ chịu đựng được thêm 2 năm rồi cũng phải đóng cửa!

Vậy BCP là gì?

Một cách đơn giản nhất, BCP là một kế hoạch thiết kế chi tiết các phương án chuẩn bị về mặt hậu cần để sẵn sàng triển khai nhằm giúp các doanh nghiệp có thể ngăn ngừa, đối phó với những biến động hoặc tai họa bất ngờ ập đến, hạn chế những thiệt hại vì hệ thống vận hành bị gián đoạn và phục hồi nhanh để liên tục duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tôi vẫn còn nhớ khoảng thời gian ngay sau vụ khủng bố 11/09 làm rung chuyển nước Mỹ, khi đó tôi còn đang làm việc cho một thương hiệu lớn của Mỹ. Ngay lập tức, tập đoàn này đã cho kích hoạt hệ thống BCP, trong đó có phần bảo đảm an ninh cho nhân viên là quan trọng nhất. Một hệ thống cảnh báo liên lạc cho toàn thể các nhân viên thuộc nhiều văn phòng trên toàn thế giới, thiết lập đường dây nóng cho từng cấp độ và từng nhân viên, bảo đảm sự liên lạc thông suốt khi có sự cố.

Có những cuộc gọi đêm khuya theo tình huống đã được phân công trước để tất cả đều sẵn sàng liên lạc khi có sự cố. Trong những chuyến đi công tác theo đoàn, các chuyên viên/quản lý cùng phòng ban bao giờ cũng được tách ra đi riêng trên các chuyến bay khác nhau. Tất cả các biện pháp an ninh khác đều được triển khai có hệ thống nhịp nhàng và không một chút hoảng loạn, đồng thời vẫn duy trì được hoạt động sản xuất kinh doanh như bình thường.

Đó là lần đầu tiên tôi được biết về việc vận hành BCP ở đẳng cấp thế giới tuyệt vời như thế nào. Sau này, khi chuyển sang làm việc cho một tập đoàn lớn ở châu Âu với hệ thống quản lý hoàn toàn khác, trong vai trò giám đốc khu vực phụ trách mảng Tối ưu hóa quy trình vận hành, tôi được giao cho nhiệm vụ trưởng nhóm dự án BCP khi chuyển trụ sở công ty tại Việt Nam.

Một tiểu ban BCP được thành lập với đại diện của các phòng ban chức năng, kịch bản chi tiết được chuẩn bị sẵn sáng với nhiệm vụ không làm gián đoạn bất cứ hoạt động dịch vụ khách hàng: từ nhân sự, sơ đồ bố trí mặt bằng, vận chuyển, liên lạc với khách hàng, cho đến cả quy tắc đóng thùng, mã hóa hồ sơ các phòng ban, quy cách lưu trữ, thông tin liên lạc với Khách hàng và đối tác…

Đặc biệt là IT và các bộ phận dịch vụ khách hàng phải lên kế hoạch phối hợp bảo đảm hoạt động thông suốt trước, trong và sau khi chuyển xong địa điểm… Kết quả đúng như hoạch định, chúng tôi hầu như không có bất cứ thời gian làm việc nào bị gián đoạn - một yêu cầu cấp thiết trong lãnh vực dịch vụ Logistics và quản lý chuỗi cung ứng.

Vì sao cần phải có BCP ?

Trong kỷ nguyên VUCA ngày nay với 4 đặc trưng: Biến động (Volatility), Bất định (Uncertainty), Phức tạp (Complexity) và Mơ hồ (Ambiguity), môi trường kinh doanh đang đặt trước những thách thức chưa từng có. Các doanh nghiệp phải thường trực đối mặt với rất nhiều rủi ro xảy đến do sự biến động của thị trường và chuỗi cung ứng từ các cuộc chiến tranh thương mại, dịch bệnh, khủng hoảng, tấn công mạng, thảm họa, thiên tai hoặc nhân tai...

Và thường sau khi đã phải gánh chịu những tác động tiêu cực làm đình trệ hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận, thương hiệu thậm chí ảnh hưởng đến cả sự tồn vong của doanh nghiệp, người ta mới nhận ra việc cần thiết phải có BCP theo kiểu “mất bò mới lo rào chuồng”. Việc hoạch định sẵn một kế hoạch BCP để chủ động ứng phó là thiết yếu và rất hữu ích trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp. Trong thực tế, trong đợt dịch bệnh vừa rồi, nhờ xây dựng sẵn một phương án BCP tốt, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể trụ vững hoặc hồi phục rất nhanh sau khi gánh chịu tổn thất ở mức tối thiểu.

Lợi ích của việc có sẵn một bản kế hoạch BCP khi khủng hoảng xảy ra:

Giảm thiểu rủi ro và thiệt hại
Nâng cao sức đề kháng, độ linh hoạt và tính sẵn sàng
Được chuẩn bị để tiếp tục duy trì các hoạt động kinh doanh với tác động hoặc đình trệ nhỏ nhất. Trên hết, BCP còn có tầm nhìn xa hơn việc chỉ xử lý các khủng hoảng trước mắt mà còn tính toán đến những dữ kiện và mối liên kết yêu cầu cho việc kinh doanh liên tục trong tương lai
Xây dựng sự tự tin và niềm tin đối với khách hàng
Xây dựng sự tự tin và niềm tin trong lực lượng lao động và lãnh đạo
Tạo ra ưu thế cạnh tranh với những đối thủ không có BCP
Hỗ trợ các yêu cầu về mặt pháp lý và các lợi ích về tuân thủ
Giảm thiểu những rủi ro về mặt tài chính và kinh doanh
Cải tiến quy trình ra quyết định
Bảo vệ danh tiếng và giá trị thương hiệu.

Cách thức lập kế hoạch kinh doanh liên tục BCP:

Thành lập ban điều hành BCP
Xác định mục tiêu, pham vi của BCP
Phân tích tác động kinh doanh BIA (Business Impact Analysis): xác định những quy trình và những yếu tố thiết yếu để duy trì hoạt động kinh doanh, đánh giá các loại rủi ro, nguy cơ, tai họa tiềm tàng cũng như hậu quả.
Hoạch định trước các kịch bản, biến cố có thể xảy ra và giải pháp ứng phó phù hợp với chi phí, quy mô, nhu cầu và nguồn lực của công ty.
Tập huấn, diễn tập, kiểm tra hiệu quả hoạt động của những giải pháp dự phòng với toàn thể nhân viên để nâng cao nhận thức cảnh giác.
Phương án đánh giá, kiểm soát định kỳ nhằm phát hiện thêm những rủi ro mới để điều chỉnh, cập nhật ngay BCP cho doanh nghiệp mình.

Thương trường khốc liệt sẽ không dành chỗ cho những giấc mơ kiểu “cứ bình tĩnh mà sống, rồi mọi chuyện sẽ ổn thôi”. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có BCP mà vẫn sống sót sau mùa dịch này, xin được chúc mừng vì bạn đã rất hay nhưng cũng quá may đó :).

Đối với BCP, câu chuyện “mất bò mới lo rào chuồng” là dễ hiểu. Đơn giản là nếu không rào chuồng ngay thì lần sau ta sẽ mất nguyên cả đàn bò chứ không chỉ vài con. Vâng, trễ còn hơn không! Hãy bắt tay ngay vào việc xây dựng cho doanh nghiệp mình một kế hoạch BCP, các bạn nhé! Như Winston Churchill đã nói: “Thất bại trong việc lên kế hoạch đồng nghĩa với việc bạn đã lên sẵn kế hoạch để thất bại”.

Tham khảo: tiêu chuẩn hóa về Hệ thống quản lý liên tục kinh doanh ISO 22301 https://pecb.com/en/education-and-certification-for-individuals/iso-22301